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Nachzuholende Jahreshauptversammlung 2020 des 1. FC Kaiserslautern e. V. – Ablauf
Am Freitag, den 26. Februar 2021, findet ab 18 Uhr die nachzuholende Jahreshauptversammlung 2020 erstmals in rein virtueller Form statt. Um einen möglichst reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sind nachfolgend alle relevanten Informationen aufgeführt und die wichtigsten Fragen beantwortet. Circa eine Woche vor der Mitgliederversammlung wird allen Teilnehmern zudem eine Video-Anleitung zur Verfügung gestellt werden.
Hier klicken, um am Veranstaltungstag zur JHV zu gelangen: https://web.lumiagm.com/
Aufgrund der aktuellen Entwicklungen rund um die COVID-19-Pandemie und den damit einhergehenden Einschränkungen wird leider auch in absehbarer Zeit keine Präsenzversammlung möglich sein. Unser Verein benötigt allerdings dringend Planungssicherheit, insbesondere mit Blick auf die anstehenden Personalentscheidungen (Neuwahl von Aufsichtsrat und Ehrenrat), um die notwendige Konsolidierung und Stabilisierung weiter vorantreiben zu können. Aus diesem Grund haben sich die Gremien dazu entschlossen, von einer erneuten Verschiebung der Jahreshauptversammlung 2020 abzusehen.
Um die Folgen der COVID-19-Pandemie abzumildern, hat der Bundestag am 27. März 2020 unter anderem das Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrechts zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (nachfolgend „COVMG“) beschlossen. Aufgrund der anhaltenden Krisensituation wurde das COVMG am 20. Oktober 2020 durch Rechtsverordnung des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz bis zum 31. Dezember 2021 verlängert. Insoweit ermöglicht § 5 Abs. 2 Nr. 1 COVMG auch im Jahr 2021 die Abhaltung einer rein virtuellen Versammlung ohne physische Präsenz der Mitglieder am Versammlungsort.
Hiervon möchten die Gremien Gebrauch machen und erstmals in der Vereinsgeschichte die Jahreshauptversammlung 2020 ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation durchführen.
Bei der Auswahl des Anbieters einer virtuellen Jahreshauptversammlung war uns wichtig, dass die Mitgliederrechte bestmöglich gewahrt bleiben. Die ordnungsgemäß zur Jahreshauptversammlung angemeldeten Mitglieder können die Jahreshauptversammlung live im Internet verfolgen. Die Stimmrechtsausübung erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Stimmabgabe.
Ablauf der virtuellen Jahreshauptversammlung
Die wichtigsten Informationen rund um den Ablauf der nachzuholenden Jahreshauptversammlung 2020 des 1. FC Kaiserslautern e.V. am Freitag, 26. Februar 2020, haben wir Euch in folgenden Dokumenten zusammengefasst.
Schritt für Schritt zur Teilnahme
Anleitung für einen Wortbeitrag
Erklärvideo
Alle wichtigen Fragen und Antworten zur virtuellen Jahreshauptversammlung
Für die Teilnahme an der virtuellen Mitgliederversammlung wird lediglich ein Endgerät mit Zugang zum Internet und Lautsprecher benötigt. Wir empfehlen für die Nutzung einen Laptop oder PC als Endgeräte zu verwenden, um gleichzeitig mehrere Fenster im verwendeten Browser (empfohlen Google Chrome) nutzen und so die Abstimmungs-, Wahl- und Videofunktion verfolgen und gleichzeitig an der Video- Aussprache teilnehmen zu können. Sollte kein eigenes, internetfähiges Gerät vorhanden sein, kann auch auf das von Nachbarn, Bekannten oder der Verwandtschaft zurückgegriffen werden.
Wer darf teilnehmen?
Alle Mitglieder des 1. FC Kaiserslautern e.V. haben die Möglichkeit, an der virtuellen Jahreshauptversammlung teilzunehmen. Die Einladung dazu ist allen Mitgliedern bereits zugegangen.
Darf ich teilnehmen, wenn ich zum 31.12.2020 ausgetreten bin?
Nein. Wenn ein Mitglied zum 31.12.2020 ausgetreten ist, dann besteht im Jahr 2021 keine Mitgliedschaft mehr, die nach Art. 6 Abs. 2 der Satzung Voraussetzung zur Teilnahme am Vereinsleben ist.
Wie erhalte ich die Zugangsdaten?
Die personalisierten Zugangsdaten werden nach Anmeldung ab dem 18. Februar an die im Anmeldeformular angegebene E-Mailadresse versendet. Das Anmeldeformular kann ausschließlich über den in der Einladung beigefügten Link oder QR-Code erreicht werden.
Wo finde ich meine Mitgliedsnummer?
Die Mitgliedsnummer befindet sich auf dem Mitgliedsausweis, welcher jedes Mitglied bei Vereinseintritt erhalten hat. Die Mitgliedsnummer ist gleichzeitig auch der Benutzername, um sich am Veranstaltungstag einloggen zu können.
Wie gehe ich vor, wenn ich die Mitgliedsnummer vergessen habe?
Sollte die Mitgliedsnummer nicht bekannt sein, stehen unsere Mitarbeiter des Mitgliederservice per Mail an mitgliederversammlung@fck.de oder telefonisch unter +49 (0)631-3188 0 zur Verfügung. Die Mitgliedsnummer wird nach entsprechender Verifizierung durchgegeben.
Wie kann ich während der Versammlung Fragen stellen?
Selbstverständlich soll auch im Wege der elektronischen Kommunikation jedem Mitglied Gelegenheit gegeben werden, im Rahmen der Aussprache Rückfragen zu stellen. Dazu sieht das virtuelle Versammlungsportal die Einbindung einer Video-Konferenzlösung vor. Mitglieder, die sich im Rahmen der Aussprache zu Wort melden möchten, müssen daher ein Endgerät mit Video- und Mikrofonfunktion bereithalten.
Diesen Prozess werden wir ca. eine Woche vor der Veranstaltung auch nochmals in visueller Form anhand eines Erklärvideos darstellen.
Was mache ich, wenn mehrere Familienmitglieder stimmberechtigt sind und die virtuelle JHV gemeinsam über ein mobiles Endgerät verfolgen?
Familien können die Versammlung natürlich zusammen verfolgen. Für die Abstimmungen empfehlen wir, dass sich jedes stimmberechtigte Mitglied auf einem anderen, internetfähigen Endgerät einloggt. Sollte nur ein internetfähiges Endgerät zur Verfügung stehen, können innerhalb eines Browsers mehrere Tabs geöffnet werden (bitte nur für jeweils einen Tab den Ton aktivieren). Für die Abstimmung wird dann zwischen den Tabs gewechselt. Als Benutzername muss die Mitgliedsnummer eingegeben werden.
Gibt es eine telefonische Hotline während der Veranstaltung?
Bei technischen Fragen rund um die Einwahl und dem Zugang stehen wir am Tag und während der virtuellen Mitgliederversammlung telefonisch unter +49 (0)631-3188 0, Option Nr. 2 im Auswahlmenü, zur Verfügung.
Wird es die Möglichkeit einer Probeanmeldung geben?
Um einen problemlosen Ablauf am Tag der Veranstaltung zu gewährleisten, bieten wir am 22. und 23. Februar 2021 einen Probelauf an, im Rahmen dessen sich angemeldete Mitglieder im Vorfeld mit Ihren Zugangsdaten einloggen und das Veranstaltungsportal testen können.
Wird es ein Begleitheft zur virtuellen Mitgliederversammlung geben?
Ja, es wird wie gewohnt auch zu der virtuellen Mitgliederversammlung 2020 ein Begleitheft in elektronischer Form geben, im Rahmen dessen auch die zu wählenden Kandidaten für Aufsichtsrat, Ehrenrat und Rechnungsprüfer vorgestellt werden. Das elektronische Begleitheft wird einige Tage vor der Versammlung im Online-Mitgliederbereich der Homepage bereitstehen und kann im Versammlungsportal eingesehen werden.
Wo finde ich Informationen gemäß Art. 13 und Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Rahmen der virtuellen Mitgliederversammlung?
Die entsprechenden Informationen, welche bereits allen Mitgliedern zusammen mit der Einladung zugegangen sind, können nochmals hier abgerufen werden.
An wen kann ich mich wenden, wenn ich noch weitere Fragen zur virtuellen Mitgliederversammlung habe?
Sollten noch weitere Fragen rund um die erste virtuelle Jahreshauptversammlung bestehen, können diese jederzeit per Mail an mitgliederversammlung@fck.de gestellt werden.
Was soll ich tun, wenn ich keine Einladungsmail erhalten habe?
Sollte keine Einladung per Mail eingegangen sein kann dies von mehreren Faktoren abhängen. Entweder ist die E-Mail im Spam-Ordner gelandet oder das Postfach hat die maximale Speicherkapazität erreicht. Sollte beides nicht der Fall sein, ist es möglich, dass bei uns eine falsche E-Mailadresse hinterlegt ist. Damit wir dies überprüfen können, bitten wir um eine kurze Mitteilung an mitgliederversammlung@fck.de.
